仕事

【 時間管理法 】残業時間を50%以下にしても成果が出続ける4つの法則!

2020年3月29日

 

どうもデザてくです。

 

今回は「時間管理」についてお話ししたいと思います。

 

我々放射線技師の中には、研究活動や委員会の資料作成などを定時を過ぎても病院に居残って作業されている人も多いと思います。

 

そしてそれらはほとんどのケースで時間外はつかず、自分のためだと割り切ってやっておられる方がほとんどだと思います。

 

ですが工夫次第では、業務効率を上げて残業時間を減らすことが可能です。

 

 

時間の管理が上手にできれば、仕事は効率化し時間をかけなくても成果を出し続けることが可能になります。

 

私は病院で働いていますが、

ここ数年は、実験データの処理やスライド作成、委員会の資料作成などのタスク(=検査業務以外のやるべきこと)業務時間内で行い、

年間3〜5つの学術発表と複数の委員会業務をこなしています。

もちろん平日は8時から17時まで撮影業務に従事しています。

 

周囲からは、

「そんなに成果を上げてるんだから毎日遅くまで残っているでしょ?」と言われますが、全然残ってません。笑

 

不就労(時間外が出ない)在院時間は毎月20時間ないくらいです。

 

始業の30分前には職場にいるので、17時以降は片付けや着替えを含めても毎日30分も残ってない計算です。

 

デザてく
ですがそういう私も過去に毎月50時間ほどダラダラ残ってタスクをこなしていた時期がありました。。。

 

時間の使い方を意識できていなかった頃と比べ現在は在院時間は半分以下になっています。

 

どうやって残業を短くして、年間に複数回の発表や委員会活動をこなせているか、

 

効率的にタスクをこなすコツについてご紹介して行きたいと思います。

 

 

「タイムマネジメントの原則」

はじめに、時間を管理するということに関して「タイムマネジメントの原則」というものが存在します。

タイムマネジメントの原則

  • 「時間」そのものは管理できない:時間は延ばしたり縮めたりできない。
  • 管理できるのは仕事と行動:タイムマネジメントとは行う仕事と行動を管理すること。
  • まずは考えを変えること:考えが変われば行動が変わる。
  • 「グレシャムの法則」:人は考えずにできるルーチンの仕事を優先しがちである。

 

時間は伸ばしたり縮めたりできないので、仕事の効率化を図りたいならば考え方と行動を変えるべき。

ということです。

 

今までの自分は効率が悪いと感じているならば、そのままの考えで行動しても効率は良くはなりません。

効率化を意識するために実践すべき4つの法則を紹介します。

 

① 全ての仕事に100%はいらない

私たちは「与えられた仕事には常に100%で全力で応えなければならない」と考えがちですが、それは間違いです。

 

仕事の中には60%で完成として良い仕事や、逆に120%までこだわるべき仕事があります。

 

目の前の仕事が自分にとってのどの程度の重要度なのかを見定め、意図的に注ぐ力の量をコントロールすることが大切です。

 

なぜかというと、一生懸命やっても評価に反映されにくい仕事で自分の力を使い果たしてしまっては、ここぞという一番力を発揮すべき仕事でガス欠になってしまうからです。

 

思い切って6割で仕事を終える勇気と、自分にとって重要だと思う事に120%の完成度を求めるストイックさを持ちましょう。

 

デザてく
あえてやらない決断をすることも大事です。もしくは自分じゃなくても良い仕事は信頼のおける後輩に回すのも良いでしょう(後輩も育つしWinーWInですね)

 

な、なんか悪い顔してる...!
後輩

 

② 仕事の優先順位を明確にする

全ての仕事は4象限に分かれます(詳しくは「アイゼンハワーの法則」で調べてみてください)

 

その中で「重要であるが急ぎではない」仕事と「重要ではないが急ぐ」仕事はどちらを優先すべきかというと、

 

それは「重要であるが急ぎではない」仕事の方です。

 

自己啓発や資格の勉強など将来の自分への投資がこれに当てはまります。

 

デザてく
「重要であるが急ぎではない」つまり、今は必要ではないかもしれないが、将来自分にとって必要だと思うことに意識を向けることですね

 

デザてく
それ以外の仕事は意識せずとも何とかなるものがほとんどです

 

③ 効率化の基盤を整える

毎日行うメールだったり、毎月行うデータ集計などは、

最初に効率化できる箇所は徹底的に効率化しておきましょう。

 

メールの書き出しの

「お疲れさまです。〇〇です。」とフォントの種類、サイズなどは

設定でテンプレート化して返信時に毎回自動で設定されるようにしておきましょう。全然難しくありません。

 

エクセルのデータ集計は、関数やピボットテーブルを駆使して簡便に処理できる仕組みを覚えてください。

最初は理解に時間がかかるかもですがググればほとんど解決します。

 

最初に効率化しておくことで、その後の無駄な時間を一生短縮できます。

 

デザてく
毎日5分修正に時間を取られていたら、1年で約20時間無駄にすることになります

 

最初に基盤を整えてしまえば、後は余った時間を重要なタスクに割くことができます。

 

 

④ 手をつけるのが億劫な仕事には「5分ルール」

締め切りがまだ先にあって、内容的に手をつけるのが億劫な、

 

「今は面倒だから締め切りが近づいてきたら集中してやればいいや」と考えている仕事は、

 

ギリギリになってから手をつけても、出来は微妙になりがちです。

 

億劫な理由はおそらく自分が得意としていなかったり、不安に思っていることがあるからです。

 

そんな仕事は、たった5分だけでも良いので定期的に考える癖をつけましょう。

どんな難しい仕事でも、移動時間や隙間時間の数分間でちょくちょくかじって行き

思いついたことをメモに残してアイデアを蓄積させましょう。

 

講演会のプレゼン内容や文章を書くタスクがある場合、移動の間や休憩中の5分間をタスクについて考える時間に充てていきます。

 

デザてく
この手法は驚くほど効果が実感できるので特にオススメです!

 

なぜなら

 

締め切り直前になって焦ることがない上に、良いアイデアが浮かぶ確率が高いです。

 

そして重要なのは、浮かんだアイデアをすぐにメモするということです。

 

デザてく
頭の中で考えただけでは後で思い返しても絶対忘れているのでアイデアはすぐメモしてください。どんなにささいなことでもOKです!

 

デザてく
メモはアプリのエバーノートはかなりオススメ

 

最後に

以上が私が実践している時間管理法です。

 

特に最後の「5分ルール」はさまざまなところで使えます。

 

私は造影CTの動脈相と平行相の間(もちろん撮影画像に問題がないかは確認してます)だったり、

 

ワークステーションで画像の処理をかけている間などでも「5分ルール」を行っています。

 

数十秒〜数分の隙間時間でも頭を常に働かせることが重要です。

 

デザてく
「あっ、今から少し時間できるな...」と思ったら瞬時に考えるモードに切り替えましょう!

 

ちなみにこの時間管理法は、基本の業務(モダリティ業務)をきちんとこなしているのは大前提です。

 

基本業務はしっかりこなして、重要なタスクを日常業務の中で上手くやって行きましょう!

 

最後まで読んでいただきありがとうございました!

 

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デザてく

デザてく

都内で働く自由気ままな診療放射線技師

30歳を機に超絶ブラック病院から転職
現在は毎年の学術発表義務を除けば
ホワイトな病院で楽しく勤務しています
研究活動は国際学会でAward受賞歴あり

資格試験対策や趣味について発信します
ご要望やご質問があればお問い合わせ
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